運行管理システムは、車両・ドライバー双方の円滑な管理を目的としたシステムです。このシステムを導入することで多くのメリットが得られる一方、デメリットもあります。そこで今回は、運行管理システムの主要な機能と、導入のメリット・デメリットについて詳しく解説します。ぜひ最後までご覧ください。
運行管理システムの主要な機能
運行管理システムは、主に2つの機能を備えています。
運行業務に関する機能
まず、運行業務に関する機能では、運行計画の作成や配車管理が重要な役割を果たします。運行計画作成機能は、最適なルートを計算し、効率的な運行スケジュールを作成することで業務の効率化を図ります。配車管理機能により、必要な車両やドライバーの手配が可能です。
また、リアルタイムでドライバーの位置情報や交通情報を把握できるため、最適なルート指示がおこなえ、緊急時にも迅速な対応が可能です。特定の業種向けのシステムもあり、物流業向けでは倉庫管理システムとの連携がおこなわれ、待機時間や荷物状況に基づいて配車がおこなわれます。
事務業務に関する業務
次に、事務業務に関する機能には、請求・支払管理、従業員のシフト管理、給与計算などが含まれます。シフト管理機能によって法律に則った勤務時間を確保することで、労働環境の改善が図れます。給与計算機能では、勤務時間や運行距離、売上に基づく正確な給与計算がおこなわれ、事務処理の負担を軽減可能です。
また、運転日報やCO2削減報告書の作成機能により、日々の運行データの記録・整理が自動化され、ドライバーや事務員の負担を軽減します。
運行管理システム導入のメリット
運行管理システムの導入には、さまざまなメリットが存在します。
事故の防止
まず、事故の防止と迅速な対応が可能になります。走行データの分析により、ドライバーごとの運転傾向を可視化し、急加速や速度超過などの危険運転を特定します。
これにより、適切な指導をおこない、事故を未然に防ぐことが可能です。また、事故発生時にはリアルタイムで交通状況を把握し、迅速なルート選定やドライバーへの連絡ができます。
労働環境の改善
次に、ドライバーの労働環境の改善も重要なポイントです。運行管理システムは、出発地や目的地、休憩情報などを自動で取得し、日報を作成します。
これにより、ドライバーの手間が省け、業務負荷が軽減されます。さらに、データ化された情報により労働時間や休憩時間の管理が容易になり、法令遵守を確保し過労を防げるようになります。
配送効率の向上
また、配送効率の向上が実現されます。運行管理システムは、実働率や積載率などのデータを可視化し、効率的な配送計画を策定します。
配送に非効率なルートを特定して必要な車両数を削減するなら、ドライバーの労働時間も短縮され、顧客満足度の向上につなげることが可能です。
コストダウン・売上アップ
さらに、コストダウンと売上アップが期待できます。業務効率化を通じて運行コストの削減が可能であり、燃費データを分析して最適な配車を行うなら、燃料消費を抑えられるようになります。
アナログ管理では見つけられなかった問題点を把握し、適切な対策を講じるなら、顧客満足度の向上と売上増加につなげることが可能です。
運用管理者の負担軽減
運行管理者の負担軽減も大きな利点です。運行状況を一目で把握でき、ドライバーとの連絡や指示が簡素化されます。最適な運行計画を自動生成することで、手作業の負担が軽減され、管理者はほかの業務に集中できるようになります。
属人化の防止
最後に、運行管理システムを導入することで属人化の防止が実現します。従来の配送計画作成が特定の人の経験に依存していたのに対し、システムを活用することで誰でも効率的な計画が立てられます。
これにより業務を均等に分担でき、全体の効率化が促進可能です。
運行管理システム導入のデメリット
運行管理システムを導入する際には、いくつかのデメリットを考慮する必要があります。
社内環境の整備が必要
まず、社内環境の整備が求められます。運行管理システムはアナログ業務をデジタル化するため、従業員が新しいシステムに適応できるよう、トレーニングや教育が必要になります。
システムの操作や運用に精通した人材を確保しなければならず、全従業員がスムーズに新しい業務フローに移行できるようにすることが重要です。場合によっては、業務フローの再構築が必要になることもあります。
コスト・リソースが必要
さらに、システム運用に特化した新しい部門を設立する場合、そのためのコストやリソースが追加で必要になります。この初期段階での負担は企業にとって大きな経済的負担となる可能性があり、とくに中小企業では慎重に計画を立てる必要があります。
社内でのトレーニングや運用体制の構築には時間と労力がかかり、スムーズな移行が難しい場合も珍しくありません。
トラブル時のリスク
次に、トラブル時に業務が停止するリスクもあります。システムに不具合やバグが発生した場合、正常に稼働しなくなることがあり、その結果業務がストップしてしまう危険性があります。
とくに、システムがクラウドベースで運用されている場合、サーバー側のトラブルや大規模な停電によりシステムが使用できなくなるリスクも考慮しなければなりません。
デメリットに対する予防策
これらのリスクを軽減するためには、トラブルを未然に防ぐための対策が重要です。また、実際にトラブルが発生した場合の対応方法についても事前に検討しておく必要があります。
たとえば、バックアップシステムを用意したり、トラブル時の手順書を作成したりしておくことが考えられます。これにより、トラブル発生時の影響を最小限に抑えられるでしょう。
まとめ
運行管理システムは、車両とドライバーの効果的な管理を目的としたシステムであり、業務の効率化や安全性向上に寄与します。導入のメリットとしては、事故防止や労働環境の改善、配送効率の向上、コスト削減、運行管理者の負担軽減、そして属人化の防止があります。一方で、社内環境の整備やコスト、トラブル時の業務停止リスクといったデメリットも無視できません。これらの課題を克服するためには、適切なトレーニングや予防策が不可欠です。
