運行管理システムについて
運行管理・車両管理システムとは？主な機能を紹介
運送業界で注目されている運行管理システム（車両管理システム）ですが、じつはどのようなことができるのか詳しく知らないという方もいるのではないでしょうか。ここではそんな方のために、運行管理システムの概要や主な機能についてご紹介していきます。
運行管理システムとは？主な機能を紹介
運行管理システムとは、管理している本部と車両を連携し、リアルタイムで車両の状況を把握できるシステムです。これにより配車やルートの最適化などを行うことができ、より効率的に配送を管理できるようになります。
また従来使用されていたデジタルタコメーターとは異なり、搭載したデバイスから送られてきたデータを確認できるので、オンタイムで車両単位での管理や安全運転のためのサポートなどを行えるのも運行管理システムの大きな特徴です。車両に搭載する車載機タイプのほかに、スマートフォンなどのデバイスを利用するサービスもありシステムも多様化しています。
そんな運行管理システムには豊富な機能が搭載されていますが、その機能は「運行業務に関する機能」と「事務業務に関する業務」の大きく2種類に分けることができます。
運行業務に関する機能
まずは運行業務に関する機能について詳しく見ていきましょう。
運行管理機能
運行管理機能は、データベースを活用して配送ルートやクライアントまでの所要時間を確認し、的確な運行計画を策定する機能です。運行計画の作成には運行に関するさまざまな情報を柔軟に扱うスキルが求められ、これまでは豊富な知識や経験を持つ人材にしかこなせない業務でもありました。
しかし運行管理機能を使えばこの業務を一括で行えるため、人件費の削減や人材不足解消に繋がるほか、従業員の作業時間の短縮や人材の有効活用もできるようになります。またリアルタイムの渋滞や事故情報も取り入れられるので、ルートの修正も行うことができ、配送の遅延を防ぐことも可能です。
配車管理機能
配車管理機能は、シミュレーションを使って各運行のルートや時間から必要な台数を計算し、もっとも効率的な配車台数を算出する機能です。最小限の配車台数で配置を行えるように管理できるので、ドライバーを無駄に配置することがなくなり、人件費や燃料費の削減を実現します。
もちろん、これまで配車台数が多かったことで出勤せざるを得なかったという状況を改善できるので、ドライバー一人ひとりにかかる負担も大幅に軽減することができるでしょう。この機能では運行業務全体に関するコストを削減し、より効率的な業務をサポートします。
動態管理機能
動態管理機能は、GPSによってドライバーの現在地や交通情報を把握する機能です。この機能を活用することで、事故や渋滞などのハプニングにも柔軟に対応することができ、業務の滞りや遅延を未然に防ぐことが可能です。
また万が一のトラブルで緊急駆けつけ対応が必要になった際に、リアルタイムで車両に指示を出すこともできます。配車管理機能と連携して使用することで、より効率のよい集配ができるようになるでしょう。
安全運転管理機能
安全運転管理機能は、ドライバー一人ひとりの特性や運転の癖を把握し、安全運転のための指導を行える機能です。急加速や急発進などの危険な運転を検知し、事故防止のサポートを行うことができます。
事故はどんなに気をつけていても巻き込まれてしまうこともあり、完全に排除することは不可能ですが、自ら事故を起こさないよう徹底した安全管理を行うことは不可欠だといえます。ドライバーの意識を変えたり命を守ったりするためにも、しっかりと活用したい機能です。
事務業務に関する機能
ドライバーや管理者の負担となる事務業務に関しても、運行管理システムがサポートしてくれます。
運行指示書作成機能
運行指示書は48時間以上の運行をする場合に携帯必須となる書類ですが、その作成も運行管理システムで対応可能です。運行指示書には運行日時や目的地到着予定時刻、経路や経由地の日時、休憩時間及び休憩場所などの運行にあたっての計画を記載します。
また48時間を超えない運行でも、時間の変更を理由に出発も到着も対面点呼ができなくなった場合や、運行内容に変更があり48時間を超えてしまう場合にも、ドライバーに連絡して作成する必要があるのです。この作成は運行管理者が行いますが、多くのドライバーを抱える会社では運行管理者の負担も大きいため、運行指示書作成機能を使えば負担を軽減できるでしょう。
日報・運転手台帳作成機能
運行管理システムには、日報や運転手台帳を作成する機能も搭載されています。日報は業務後にドライバーが作成しますが、走行時間や滞在場所、点検事項などの幅広い情報を収集して記載する必要があり、ドライバーにとって大きな負担のひとつでした。
日報作成機能を使えばこれらの情報を簡単に取得してまとめることができるので、ドライバーの負担を大きく減らし、勤務時間の短縮にも役立つでしょう。また運行管理システムには、運転手台帳を作成する機能もあります。
運転手台帳は道路運送法などにより作成・保管が義務付けられているもので、この機能を使えばドライバー一人ひとりの健康情報や免許情報などを管理することができます。システム化することで情報の更新も容易になるため、事務作業の手間を減らすことができるでしょう。
分析・レポート作成機能
分析・レポート作成機能は、各車両のデバイスから送られてきたさまざまな情報やデータを分析し、レポートとしてまとめられる機能です。作業実績や運行情報が蓄積され、車両やドライバーの稼働状況も集計できるので、より正確な車両台数や人員配置を行えるようになるでしょう。
これまでスタッフの経験などをもとに行われていた配置も、しっかりと数値として見ることで無駄や不足が見えてくるはずです。ドライバーの業務環境改善や人件費の削減などさまざまな面で役立つでしょう。
運行管理・車両管理システムを導入するメリット
運行管理システムには、運送業界でのさまざまな課題を解決してくれるようなたくさんのメリットがあります。ここではそのメリットについて詳しくご紹介するので、導入を悩んでいる方はぜひチェックしてみてください。
コスト削減
運行管理システムを導入する大きなメリットとして、コスト削減が実現するということが挙げられます。運行管理システムは過去のさまざまなデータが蓄積されていくので、これまでの無駄や改善できる点を可視化することができるのです。
たとえば必要最低限の配車数を算出することで、本来必要なかった人件費や燃料費を節約することができます。また渋滞ポイントや交差点の右折回避など交通に関する情報を活用すれば、時間的なコストも削減でき、ドライバーの負担も減らすことができるでしょう。
また燃費の推移も数値として確認することができるので、車種や運用方法などの問題に気づけるかもしれません。さらに運行計画書や日報の作成もシステム上で完結するため、人件費の削減や諸経費の削減にも繋がるはずです。
このように運行管理システムを導入することで、さまざまなコストダウンを実現することができ、経営状況の改善や無駄な経費の削減を行っていくことができるでしょう。
業務効率化
運行管理システムは業務効率化においても大きな役割を担ってくれます。すでにご紹介しているように、運行管理システムには業務に関するさまざまな機能が搭載されており、これまで紙ベースで管理していたものや人の手による管理だったものをすべてシステム化することができます。
たとえば運行計画や配車業務がそのひとつで、これらにはルートや積載量、運行日時や場所といったさまざまな情報を柔軟に扱うスキルが求められるうえに、豊富な経験や知識を持っている方でないと難しい業務でした。運行管理システムは、これまでの蓄積されたデータや現在の道路の状況などから、自動的に運行計画の作成を行い適切な車両の配置を行ってくれるので、人の手による業務よりも時間を短縮できるのです。
属人化の問題も解決することができるので、業務効率化とともに人員不足などの解消にも繋がるでしょう。またこれ以外にも、日報の作成や台帳の作成といった時間のかかる作業もすべてシステム上で行えるようになるので、スタッフ全員が効率的に業務できるようになるはずです。
運転手・管理者の負担軽減
運行管理システムは、ドライバーや管理者の負担を軽減できることも大きなメリットです。さまざまな業務をシステム化することで、人の手による作業を減らせるため、ドライバーや管理者が行っていた業務の負担を軽減できるのです。
たとえば日報の作成はドライバーが業務後に、運行時間や休憩場所などのさまざまな情報を確認して作成する必要がありましたが、運行管理システムを使えば一瞬でこれらの情報を収集してまとめることができます。時間の短縮はもちろん、より正確な記録ができるのもメリットで、過重労働の防止や改善のためのサポートも的確に行えるようになるでしょう。
もちろん、運行管理者が行っていた運行計画作成や配車管理などもシステム上で完結するので、業務時間が短縮した分ほかの業務にあたってもらえるなど、人員の有効活用も可能にしてくれます。
安全対策
運輸業界での大きな課題でもある安全対策についても、運行管理システムを導入することで効果的に行えるようになります。運行管理システムでは、一人ひとりの運行状況が可視化されるので、これまでの自己申告制では見えなかった過重労働なども把握できるのです。これにより、ドライバー労働状況を改善できることから、過労などが原因で起こる事故を未然に防ぐことができるでしょう。
また運行管理システムでは、ドライバーごとの運転の癖なども情報として取得できます。スピードの出しすぎや急ブレーキなど、事故に繋がりやすい運転の癖の改善など個人に合わせた的確な指導が行えるため、より効果的な安全対策を講じられるようになるでしょう。
国土交通省の統計データを見ても、運送事業用自動車の事故は非常に高い数値を記録しています。ドライバーやその家族の生活を守り、安全を確保するためにも、運行管理システムの導入で安全対策を行っていくことが大切です。
運行管理・車両管理システムを導入する注意点
運行管理システムにはさまざまなメリットがあることはご紹介しましたが、導入するうえで知っておきたい注意点もあります。いざ導入してからトラブルにならないようにするためにも、注意点についてもよく理解しておきましょう。
社内環境を整備する必要がある
これまで、運行計画書作成業務や日報の作成などのあらゆることを手作業で行い、管理も紙ベースだったというアナログな会社の場合は、運行管理システムを導入する前に社内環境を整備する必要があります。システムごとに多少異なりますが、リアルタイムで車両の状況を確認するためには、GPSなどの車載機の購入やシステムを管理するための機材の準備も必要です。
また、システムを利用するためのPCもシステムに対応できるスペックが必要なので、場合によっては買い替えも検討することになります。さらに社内でのネット環境の構築なども必要であり、システム化することによる人員面での整備も行わなければなりません。このような環境を整備したうえで、初めて運行管理システムの導入に進むことができるのです。
従業員が使いこなせない可能性がある
アナログな管理を行っていた場合、急にすべての管理をシステム化してしまったり複雑なシステムを導入してしまったりすると、従業員が使いこなせない可能性もあるので注意しましょう。とくに長年同じ方法に慣れてきた方にとっては、新しいシステムが受け入れ難いかもしれません。
そのためまずは導入の目的を明確にし、その旨を従業員にもしっかりと伝えて理解を得ることが大切です。またどのような方でも使いやすい機能のシステムを選んだり、サポート体制が充実しているものを選んだりすることも、導入を成功させるために重要なポイントです。せっかく導入したシステムを無駄にしないためにも、従業員への配慮や説明はしっかりと行いましょう。
運行管理・車両管理システムを選ぶ際、重視するポイントは？ WEBアンケートで調査！
ここまで運行管理システムについて解説してきましたが、実際に運行管理システムを選ぶとしたら、どのようなポイントを重視したいと考える方が多いのでしょうか？当サイトではWEBアンケート調査を実施したので、その結果を見ていきましょう。
第1位は「分かりやすいか、操作しやすいか」でした。せっかく導入したのに使いこなせず不便を感じるなんてことは避けたいでしょう。運行管理システムを選ぶ際は、わかりやすさや操作のしやすさを重視することが大切です。
例えばGoogleマップで運行計画の作成や休憩地の設定が簡単にできたり、ルート間の距離・時間を自動計算する機能が搭載されていれば非常に便利でしょう。また作成したルートの変更や追加・複製が可能でデータが蓄積されるシステムだと使えば使うほどに便利に利用できるようになります。
第2位は「ほしい機能が搭載されているか」でした。搭載されている機能は運行管理システムによって異なります。事前にどのような機能が必要であるかを明確にして、どの運行管理システムが合っているのかを判断してください。
第3位は「予算に見合っているか」でした。いくら操作性や機能性が優れていても予算を大幅にオーバーしてしまっていたら導入することが難しいでしょう。予算に収まる価格で、わかりやすく使いやすい業務を効率化してくれる運行管理システムを選んでください。
アンケートの結果は以上となります。次の見出しでは運行管理システムを選ぶポイントについて、さらに詳しく解説します。
運行管理・車両管理システムを選ぶポイント
運行管理システムの導入を進めている会社が増えたことで、運行管理システムの数や種類も増えていることから、どのシステムを選べばいいか分からないと感じている方もいるのではないでしょうか。ここではそんな方のために、運行管理システムを選ぶ際にチェックしたいポイントをご紹介します。
機能
運行管理システム選びでまずチェックしたいのが、搭載されている機能です。最適な機能がなければ導入しても使いこなすことができなかったり、大きな効果を得られなかったりする可能性があるので注意しましょう。
最適な機能を把握するためには、まず改善したい課題や問題を把握し、そのためになにが必要なのかを知ることが大切です。特定の業務のみをシステム化したいのであれば、機能が少なくシンプルなものを選ぶべきですし、業務全体をシステム化したいのなら、さまざまな機能が網羅されているものを選ぶべきです。
また同じ機能によっても、システムごとに使い勝手や必要な機器などが異なることもあるので、システム自体だけでなく準備が必要なものなども含めてチェックすると後悔しにくいでしょう。
使いやすさ
とくに初めて運行管理システムを導入する場合は、使いやすさを重視して選ぶのがおすすめです。実際にシステムを利用するのはドライバーや管理者なので、そのスタッフたちが苦労せずに受け入れられるかがとても重要になってきます。
日常的に使うものでもあり、業務の大半に関わってくることもあるので、システム管理者だけでなくドライバーの意見も取り入れて、使いやすいものを選びましょう。またスマホやタブレット、専用端末など運用に必要なデバイスの使いやすさ、導入のしやすさなども合わせて確認するのがおすすめです。
どんなに豊富な機能が搭載されているシステムでも、使いにくければ浸透しません。導入したものの、誰も使いこなせないという事態にならないためにも、見た目や機能をしっかりと吟味して選びましょう。
柔軟性
システムを業務に合わせて、どの程度カスタマイズできるのかもシステム選びでチェックしたいポイントです。基本的に運行管理システムはどのような会社にも必要な機能が搭載されており、使いやすさなども考慮されていますが、会社によって業務内容や作業フローは異なるので、既存のシステムだけでは不便さを感じてしまうこともあります。
柔軟性の低いシステムを導入してしまうと、実際の業務に適用できないなどのトラブルに発展する可能性もあるので、どのようなカスタマイズができるのか、機能は追加できるのかなどを考慮してシステム選びをしましょう。
最適な運行管理・車両管理システムを導入しよう！
運行管理システムは業務効率化やコストの見直し、また従業員の作業負担の軽減や安全対策など幅広いサポートをしてくれることから、業務への課題が多い会社は早めに導入するのがおすすめです。たくさんの運行管理システムが発売されていますが、自社での使いやすさや柔軟性などを比較検討して、最適な運行管理システムを導入しましょう。そして、より従業員が安心して働ける業務環境を整備してください。
