PR

運行指示書とは?作成方法や注意点を解説!

公開日:2023/10/12
疑問

長距離運送のあるトラック運送事業者が携帯することが多く、業務に関する内容が記載されている書類のことを運行指示書といいます。この記事では、運行指示書の詳しい内容や作成方法、作成時の注意点などを紹介します。ドライバーの安全確保や、事故を防ぐためには、運行指示書の正しい作成方法を理解することが重要です。

運行指示書とは?

運行指示書とは、中間点呼が必要となる2泊3日以上の勤務の際に必要となる書類です。主に、長距離輸送を行うトラック運送事業者が携帯することが多いでしょう。作成を怠ったり記載事項に不備があったりした場合は、行政処分の対象となります。

記載抜けや漏れがないように作成し、携帯しておかなくてはいけない大切な書類です。運行指示書は、あらかじめ2泊3日以上の運行が決まっている場合に必要になります。2泊3日以上の運行の場合、1日目の乗務前の点呼と3日目の乗務後の点呼は対面でできますが、2日目は、乗務開始時も到着時も対面で点呼が行えません。

ドライバーと行管理者が丸1日顔を合わせられないと、業務上の指示が的確に伝わらない可能性があります。そのため、運行指示書でドライバーに適切に指示することをルールとしたのです。運行管理者とドライバーの両方が確認することで、やり取りがスムーズになり伝達ミスを減らすことも可能になります。

運行指示書に書くべき?欠かせない情報とは

記載するべき情報は決まっており、全部で7項目あります。運行の開始と終了時点および日時・乗務員の氏名・運行の経路と主な経過地の発着日時・注意が必要な運行箇所の位置・休憩地点と休憩時間・運転や業務の交替がある場合はその交替地点・その他の安全確保のために必要な事項です。

細かく記載できるようになっており、雨天時の安全走行の指示なども記載します。ドライバーに正確に指示が伝わるように、明瞭に記載することが重要です。運行指示書を書く際に注意が必要な労働時間のポイントを紹介します。

労働時間のポイント

トラックドライバーの労働時間や運転時間、休憩時間などは、特別な規制が設けられています。拘束時間に関しては、ドライバーの安全や健康に配慮して限度が定められており、1か月293時間、1日13時間となっています。休憩時間は、原則1日に8時間以上連続して与えなくてはいけません。

連続運転時間

連続運転時間は、4時間が限度とされています。運転開始後4時間以内または、4時間経過直後に運転を中断し、30分以上の休憩時間を確保する必要があります。ただし、休憩時間に関しては、少なくても1回につき10分以上であれば、分割することも可能です。

運行指示書の作成方法と作成時の注意点

記載する項目は理解できていても、具体的にどのように作成するべきなのか知らない方もいるかもしれません。運行指示書の作成方法と、作成時の注意点を紹介しますので、参考にしてください。

運行指示書の作成方法

最近では、必要事項を入力するだけで発行できる運行管理者の向けのツールが用意されており、利用する方が増えています。また、パソコンを使ってエクセルなどを用いて作成する方法があります。パソコンがない場合やパソコンが苦手な場合は、手書きで作成することも可能です。

必要事項を書き込むだけで作成できる市販品もありますが、スケジュール表などを活用して作成することも可能です。決められた書式はないため、作成しやすい方法を選び、管理者やドライバーが見やすいように工夫しながら作成するようにしましょう。

運行指示書は、作成が難しい書類ではありません。慣れてしまえばスムーズに作成できるようになるでしょう。

内容変更があった場合

業務中に運行内容に変更する場合もあるでしょう。渋滞に巻き込まれ指示書通りの休憩がとれなかった場合なども、手元の指示書を修正し、変更内容をドライバーに伝える必要があります。ドライバーは変更した内容を書き込み、指示通りに業務を続けなくてはいけません。

また、想定外で2泊3日以上となった場合には、運転日報に運行指示を記載する必要があります。運行管理者がドライバーに電話で連絡し、指示した内容を記載しなくてはいけません。

作成時の注意点

運行指示書を作成する際は、必須項目がすべて記載されていることが重要です。専用のツールやテンプレートを使用する際は、記載漏れの心配は少ないかもしれませんが、手書きやエクセルなどを用いて作成する際には注意が必要です。

また、記載内容が労働基準法に違反していないか確認しなくてはいけません。特に、連続運転時間や休憩時間、拘束時間は注意しながら記載する必要があります。

保存期間

運送事業者は、運行指示書およびその写しを、運行が終わった日から1年間保管しなくてはいけません。そのため、運行終了後に廃棄しないように注意しましょう。

まとめ

運行指示書は、2泊3日以上の業務の際に作成しなくてはいけない書類です。特に決まった書式はないのですが、必須項目をすべて記載しなくてはいけないので、手書きやエクセルなどを用いて作成する際には注意が必要です。記載漏れが心配な場合は、専用のツールやテンプレートを使用することをおすすめします。本記事が運行指示書の作成の手助けになることができれば幸いです。

こだわり別!おすすめの運行管理システム

管理人情報の画像
おすすめの運行管理システムを紹介します

こんにちは。私は当サイトを運営している管理人です。現在、運送業界において運行管理システムの導入は必要不可欠です。システムにはさまざまな機能があるため、導入することで業務効率が上がります。


しかし、業者ごとにこだわりがあるためどのシステムを選べばよいか分からなくなるでしょう。最初は私も選ぶのに苦戦しましたが、業者ごとにどんな機能があるのかを把握することで自分に合う運行管理システムを見つけることができました。

「運行管理システムの選び方が分からない」「運行管理システムの選び方を知りたい」などの悩みを抱えている方は、ぜひ当サイトをチェックしてください!

【PR】運送会社が抱える課題を解決するシステムの魅力とは