指示書作成におすすめの運行管理システム4選

トラックの運行指示書とは？

運行管理システムを導入することで大きく負担を軽減できるもののひとつとして、運行指示書の作成が挙げられます。ここでは運行指示書がどのようなものであるか、また作成時の注意点などをご紹介していきます。

運行指示書に必要な項目

そもそも運行指示書とは、運行日時や目的地到着予定時刻など運行にあたっての計画が記された書類のことで、運行管理者が作成します。一般貨物自動車運送事業の場合は、48時間を超える業務の場合に作成が必要となる書類ですが、48時間以内の貨物運行でも、時間の変更を理由に出発も到着も対面点呼ができなくなった場合、また運行内容の変更により48時間を超える運行になった場合に、ドライバーに確認して作成しなければなりません。

運行指示書に記載する項目は、貨物自動車運送事業安全規則で定められており、下記の7項目を記載する必要があります。

1、運行の開始及び終了の地点及び日時
2、乗務員の氏名
3、運行の経路と主な経由地における発車、到着の日時
4、運行の際に注意を要する箇所の位置
5、運行の途中で乗務員に休憩を与える場合は、休憩場所（地点）と休憩時間
6、乗務員の運転または業務の交代がある場合は、交代する地点
7、その他運行の安全を確保するために必要な事項

また運行指示書は正と副の2部作成し、正はドライバーが、副は営業所で保管し、ドライバーが運行から戻ってきたら正と副をまとめて、運行終了日から1年保管することも義務付けられています。

運行指示書作成の注意点

運行指示書を作成する場合には、ドライバーへの負担をできるだけ軽減する無理のない運行計画に加えて、労働時間などの改善基準に違反しないよう注意しなければなりません。

労働時間においては、厚生労働省によって労働時間や運転時間、休息時間などの特別な規則が設定されています。まず拘束時間はドライバーの健康や安全に配慮し、原則1か月293時間まで（一部例外あり）、1日13時間までとなっています。拘束時間が延長できるのは最長16時間ですが、1日の拘束時間が15時間を超えるのは1週間に2回以内が限度です。

休息時間においては1日に8時間以上連続して与える必要があり、分割休息は一定期間（原則2週間～4週間程度）の全勤務回数の2分の1程度が限度、休息時間の長さは1日1回あたり継続4時間以上合計10時間以上と決まっています。さらに連続運転時間も4時間と定められているので、これらを考慮した上で運行指示書を作成する必要があるのです。

トラックの運行指示書の作成をシステム化することについてどのようなメリットがあると思いますか？ WEBアンケートで調査！

ここまでトラックの運行指示書について解説してきました。

ところで、実際にトラックの運行指示書の作成をシステム化することについてどのようなメリットがあると考える方が多いのでしょうか？当サイトではWEBアンケート調査を実施したので、結果を見ていきましょう。

第1位は「ミスを防止できる」でした。運行指示書を人の手で作成すると作成ミスが起きる可能性があります。一方で、システム化することで自動的にミスのない運行指示書が作成できてとても便利です。

第2位は「時間短縮になる」でした。運行指示書を作成する際には、運行日時や目的地到着予定時刻、休憩時間や休憩場所の確認や計算が必要です。

これらの確認や計算をシステム化することで、今まで運行指示書作成にかけていた時間を大幅に短縮することができるでしょう。空いた時間を他の業務に充てることができるため、より効率的に働くことができます。

第3位は「負担軽減になる」でした。運行指示書の作成をシステム化することで、短時間で簡単に正確な運行指示書をつくることができるようになります。

運行指示書の作成にストレスや煩わしさを感じていた方の負担を大きく減らしてくれるのです。これを活用しない手はないでしょう。

アンケートの結果は以上となります。次の見出しでは指示書作成に運行管理システムを活用するメリットについて、さらに詳しく解説します。

指示書作成に運行管理システムを活用するメリット

運行指示書に記載する内容は多岐にわたり、法律に配慮しながらも業務ごとに適切な内容を記載しなければならず、これまでは運行管理者の知識や経験に頼っており、負担も非常に大きいものでした。そこで注目されているのが運行管理システムです。ここでは運行管理システム導入のメリットをご紹介します。

業務を効率化できる

運行管理システムを導入すると、業務の効率化ができ、運行管理者の負担を大きく軽減することができます。これまでも指示書を作成する場合には、作成のシステムやデジタコのオプションとして、指示書作成のソフトを入れておくことで作成の負担を軽減することはできていましたが、それをしていない運送会社も多くその場合作成が非常に不便でした。

また手書きで作成している会社もまだまだ存在しており、作成に多くの時間を要してしまったりミスが起こりやすかったり、また読みづらいなどたくさんのデメリットがあるのが事実です。さらに土地勘のないエリアの指示書を作成する場合に道順や休憩場所が不明で、正しい内容の指示書が作成できないということもあったでしょう。

その点、運行管理システムに搭載されている指示書作成機能を使用すれば、作成者の経験や知識に頼らず、新人や初めて指示書を作成する方でも簡単に操作ができ、迅速に作成できます。Google Mapなどのマップとも連動しているので、知らないエリアの指示書作成に悩むこともありません。急な工程変更があった場合も、区間ごとの高速道路や一般道路のルート切り替え、高速道路上のSAやPAを探し出し、休憩地としてもアシストできたり、ルート情報を活用して自動で休憩地を設定したりすることも可能です。

このように、運行管理システムを導入することで属人化を解消することができ、ミスも起こりにくく運行管理者の負担や労働時間も減らすことができるでしょう。

低コストで導入できる

運行管理システムはさまざまな種類があり、準備が必要な機器によっても変わりますが、比較的低コストで導入できるというメリットもあります。料金形態も月額固定制のシステムと従量課金制のシステムのおもに2種類に分かれているので、自社に適したものを選びやすいでしょう。

業務を効率化することで従業員の負担を減らすだけでなく、従業員の有効活用をしたりほかの業務へ力を入れたりすることも可能になるので、導入コスト以上の利益を得られる可能性も高いといえます。

運行管理システムを導入して指示書作成の負担を軽減しよう！

運行管理システムは指示書作成以外にもさまざまな機能が搭載されており、それらと合わせて使用することでさらに運行管理者やドライバーの負担を軽減することができます。運行指示書を作成するための人材の確保や担当者の負担に悩む会社は、ぜひ運行管理システムを導入して指示書作成の負担を軽減しましょう。