運送業や配送業では、車両やドライバーをどう管理するかが業務の質に直結します。人手不足や安全対策、法令対応などの課題が増える中、従来の紙や経験に頼った管理では限界を感じる場面も少なくありません。そこで注目されているのが運行管理システムです。本記事では、仕組みやメリットデメリット、タイプ別比較時のポイントを解説します。
運行管理システムで何ができるのか
運行管理システムは、車両の動きやドライバーの業務状況をまとめて把握できる仕組みです。車に設置した機器やスマートフォンから情報を集め、管理画面で一元的に確認できます。現場の様子が見えにくい運送業務でも状況を把握しやすくなり、管理者とドライバー双方の負担軽減につながります。
車両の位置や運行状況をリアルタイムで確認できる
多くの運行管理システムでは、車両の現在地を地図上で確認できます。どのルートを走っているのか、予定通りに進んでいるのかがすぐに分かるため、遅れやトラブルが起きた場合でも対応しやすくなります。電話で何度も確認する必要がなくなる点は、現場と管理側の双方にとって大きなメリットです。
走行データから安全運転の状況を把握できる
運行管理システムでは、速度の出し過ぎや急ブレーキ、アイドリング時間などの走行データも記録されます。走行データにより、運転のクセや注意が必要な場面を客観的に確認できます。感覚に頼らず、データをもとに安全運転の意識を高められる点が特徴です。
日報や点呼記録を自動で管理できる
運転日報や点呼記録を自動で作成・保存できる点も、運行管理システムの重要な役割です。手書きや手入力の作業が減ると、日々の管理業務が効率化されます。法令で求められる記録を安定して残せるため、運送事業者にとって安心して使える仕組みといえます。
導入前に知っておきたい利点と注意点
運行管理システムを導入すると、業務全体にさまざまな変化が生まれます。ここでは、メリットとデメリットをどちらも紹介します。業務改善につながる主なメリット
最大のメリットは、業務を見える形で管理できる点です。車両の位置や稼働状況が一目でわかるため、無駄な待機や遠回りを減らしやすくなります。結果として、配送の遅れが少なくなり、顧客対応の質向上にもつながります。また、安全面の強化も大きな利点です。運転のクセや危険な挙動が記録されると、事故につながりやすい行動を把握できます。
さらにコスト管理の面でも効果が期待できます。走行距離や燃料使用の傾向を把握しやすくなり、改善点を見つけやすくなります。燃料費の削減や車両の無駄な稼働を減らすことは、長期的に見ると経営の安定につながります。
導入時に気をつけたいポイント
一方で、導入には注意点もあります。まず、操作に慣れるまで時間がかかる場合があります。管理者だけでなく、ドライバーもシステムを使うケースが多いため、最初は戸惑いが出やすい点は理解しておく必要があります。また、通信環境やシステムの不具合に左右される点も無視できません。
万が一システムが使えない状況になった場合、業務が止まらないような代替手段を考えておくことが求められます。さらに位置情報や運転データを常に記録することに対し、心理的な抵抗を感じるドライバーが出る場合もあります。
導入時には、目的や使い方を丁寧に説明し、信頼関係を保つ工夫が欠かせません。
目的別に見る運行管理システムの種類
運行管理システムにはいくつかのタイプがあり、目的によって向き不向きがあります。自社の課題を整理したうえで選ぶことが重要です。配車や運行計画を重視するタイプ
配車表の作成や運行指示を効率化したい企業に向いています。複数の車両を使い、多くの案件を同時に管理する場合、配車業務の負担軽減に効果的です。安全運転の管理を重視するタイプ
安全対策を最優先に考える企業には、運転挙動の記録や分析に強いシステムが適しています。事故の削減や指導体制の見直しを目的とする場合、選ばれやすいタイプです。手軽に導入できるタイプ
初期費用を抑えたい、まずは試してみたいという場合には、スマートフォンを使うシンプルなシステムが選択肢になります。大がかりな工事が不要な点は、小規模事業者にとって魅力です。幅広い業務をまとめたいタイプ
運行管理だけでなく、経費管理や請求業務まで一括で行いたい場合には、多機能なシステムが向いています。業務全体を見直したい企業に選ばれることが多いタイプです。比較検討する際に押さえたいチェック項目
実際に運行管理システムを比較する際には、いくつかの視点から確認する必要があります。以下で詳しく見ていきましょう。導入方法と運用のしやすさ
まず確認したいのが、どのような機器を使い、どの程度の手間で導入できるかという点です。車両に設置する機器の種類や設置方法によって、初期作業の負担は大きく変わります。自社の車両に無理なく導入できるか、日常の運用で扱いにくさが出ないかを事前に確認しておくことが大切です。
現場で無理なく使える操作性
機能が充実していても、現場で使いこなせなければ効果は期待できません。画面が見やすいか、入力や操作が複雑すぎないかなど、ドライバーや管理者の目線で使いやすさを確認する必要があります。日報作成や確認作業がスムーズに行えるかどうかも、重要な比較ポイントです。
費用とサポート体制のバランス
費用面では、初期費用や月額料金だけでなく、その金額でどこまでの機能やサポートが含まれているかを見ておくことが欠かせません。また、導入時の説明や設定支援、トラブル時の対応など、サポート体制の充実度も長く使ううえで重要です。コストと安心感のバランスを意識して比較すると、導入後の不満を減らしやすくなります。
